Stikeman
Elliott es una firma de derecho comercial internacional con sede en Ibronto,
Ontario, Canadá, conocida por su trabajo en fusiones y adquisiciones,
antimonopolios, banca y finanzas, insolvencia, propiedad intelectual y
tecnología. La firma comenzó con dos abogados en 1952 y actualmente opera con
más de 440 abogados en ocho oficinas en Canadá, Nueva York, Londres y Sidney.
Es una de las firmas de derecho comercial líderes en Canadá.
Stikeman
Elliott intenta fomentar una cultura de iniciativa y estándares de alto
desempeño. La clave para crear y mantener una cultura de este tipo está en
encontrar la forma de compartir los vastos repositorios de conocimiento que
residen en las mentes de los
abogados y en los documentos y archivos que éstos han recopilado a lo
largo de sus carreras. Antes que nada, entre las formas de conocimiento
críticas para los abogados están los precedentes, los cuales pueden incluir documentos, formularios, lineamientos
y mejores prácticas.
Stikeman
Elliott se dio cuenta de que un sistema
de administración del conocimiento (K.M) efectivo permitiría a los abogados
de la empresa ser más productivos y contribuir a sustentar el crecimiento de la
empresa a largo plazo.
En
2001, Stikeman Elliott eligió Hurnmingbird Enterprise Webtop, de Hummingbird
Ltd., para construir un portal para su intranet corporativa. El portal se puso
en funcionamiento oficialmente en 2002 con el nombre de STELLA, que es un juego
de palabras con el nombre de la empresa.
Con
STELLA funcionando, todos los abogados de la empresa pueden acceder fácilmente
a los activos de conocimiento de la empresa, incluyendo a los precedentes
importantes, a través de un solo punto de acceso con un navegador Web. STELLA
incluye una base de datos de expertos, que identifica a los abogados con
habilidades en áreas específicas. El portal también codiflca la generación y
organización de nuevos precedentes. Margaret Grottenthaler, copresidenta del
comité de administración del conocimiento nacional de Stikeman Elliott, remarca
la importancia de STELLA para los empleados más recientes de la empresa: ”Es la forma de acceder a todo nuestro acervo
de investigación, a todos nuestros manuales legales. Es totalmente crucial que
lo utilicen”. Entre más nuevos son los empleados, más probable es que lo utilicen.
Un
beneficio adicional de STELLA ha sido su capacidad para fomentar el sentido de
comunidad que Stikeman Elliott desea fomentar en su empresa por medio de un
crecimiento orgánico en lugar de a través de fusiones o adquisiciones. Todos
los empleados de la empresa, independientemente de la oficina en que trabajen, tienen
acceso a los mismos recursos. Con todos en igualdad de condiciones, la
estructura de múltiples oficinas conserva la sensación de ser una sola
organización.
Stikeman
Elliott cree que esta atmósfera de trabajo coloca a la empresa por encima de
sus competidores. El creciente nivel de comunicación entre las oficinas también
evita que los abogados dupliquen el trabajo que ya se ha realizado. Los
abogados pueden personalizar la página de inicio del portal de tal manera que
puedan acceder con rapidez a la información que más necesitan, ya sea que se
trate de los archivos de sus casos, noticias acerca de sus clientes o noticias
sobre las industrias de sus clientes.
Stikeman
Elliott integró su portal de manera muy estrecha con su sistema de
administración de documentos (DM), el cual también se basaba en el software
Hummingbird DOCS Open. (Hummingbird fue adquirida por OpenTextTM). Los empleados de Stikeman utilizan el motor de
búsqueda Hummingbird SearchServer para realizar búsquedas en el repositorio de
documentos de la empresa y en el contenido legal y de negocios interno,
incluyendo el correo electrónico; también utilizan algunos recursos externos,
como LexisNexis.
Por
supuesto, un sistema de administración del conocimiento es útil sólo si se
alimenta con el conocimiento de sus usuarios. Algunas empresas tienen
dificultades con socios que acaparan su conocimiento, a pesar de que se trata
de un activo valioso. En Stikeman Elliott el mayor obstáculo ha sido el tiempo.
Por
lo general, los socios están demasiado ocupados para ingresar su trabajo en el
sistema. Para combatir este problema, la empresa está construyendo herramientas
para automatizar la alimentación de la base de datos del conocimiento. Con
estas herramientas, los abogados pueden crear fácilmente sitios Web para sus
casos, clientes e investigación de la industria. STELLA tiene capacidades de
extranet que permiten a Stikeman Elliott crear sitios en los cuales sus
clientes pueden revisar y trabajar con documentos relacionados con sus casos de
una manera colaborativa. Grottenthaler señala que actualmente el sistema de
administración del conocimiento de la empresa se orienta al cliente, no al
abogado, porque el objetivo primordial es servir mejor al cliente.
Además de
abogados, el equipo de administración del conocimiento de Stikeman Elliot
incluye a personal bibliotecario y pasantes de derecho. Estos tres grupos
pueden incorporar precedentes, memorandos e incluso minutas al sistema. El
equipo resalta la importancia de la presencia humana en la administración del conocimiento
y mantiene un contacto estrecho con los abogados de la empresa para asegurarse
de que tengan acceso al conocimiento que requieren. Un experto humano en la
materia también revisa el contenido que se ha incorporado y categorizado a
través de procedimientos automatizados, lo cual garantiza la calidad de la
información.
PREGUNTAS DEL CASO DE ESTUDIO
1. ¿Cuáles son los problemas y los retos que enfrenta una empresa como
Stikeman Elliott?
2. ¿Qué soluciones están disponibles para resolver estos problemas?
3. ¿De qué manera enfrentó estos problemas la implementación de Hummingbird?
4. ¿Qué tan exitosa fue la solución?
5. ¿Stikeman Elliott eligió la mejor alternativa?
